Privacyverklaring Pop-Up-Podium.nl

Versie 2.0 — september 2026

Bij Pop-Up-Podium.nl vinden we het belangrijk dat zorgvuldig wordt omgegaan met persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we verwerken, waarom we dat doen, hoe lang we gegevens bewaren, met wie we gegevens kunnen delen en welke rechten u heeft.

De Autoriteit Persoonsgegevens adviseert dat een privacyverklaring duidelijk, begrijpelijk en toegankelijk wordt geschreven. Dat uitgangspunt hebben we bij deze verklaring gevolgd.

1. Wie is verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens?

De verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in deze privacyverklaring worden beschreven is:

Pop-Up-Podium.nl
Vestigingsplaats: Culemborg
KvK-nummer: 23072521
Website: pop-up-podium.nl
E-mail: contact@pop-up-podium.nl

Voor vragen over privacy of het gebruik van uw persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen via bovenstaand e-mailadres.

2. Op wie is deze privacyverklaring van toepassing?

Deze privacyverklaring is van toepassing op persoonsgegevens die wij verwerken van onder andere:

• bezoekers van onze website;
• personen die informatie of een offerte aanvragen;
• opdrachtgevers en contactpersonen van opdrachtgevers;
• leveranciers en zakelijke relaties;
• personen die contact met ons opnemen;
• personen die zich aanmelden voor commerciële communicatie, indien we die mogelijkheid aanbieden;
• personen die herkenbaar voorkomen op foto’s of video’s die wij zelf verwerken.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Welke gegevens wij verwerken hangt af van uw contact met Pop-Up-Podium.nl.

Het kan onder andere gaan om:

Contactgegevens, zoals naam, bedrijfsnaam, adres, e-mailadres en telefoonnummer.

Evenementgegevens, zoals evenementdatum, locatie, soort evenement, gewenste uitvoering, op- en afbouwtijden en informatie die u zelf aan ons verstrekt over het evenement.

Offerte- en overeenkomstgegevens, waaronder aangevraagde diensten, prijsafspraken, correspondentie, boekingsgegevens en opdrachtbevestigingen.

Administratieve gegevens, zoals factuuradres, betaalgegevens, KvK-nummer, btw-gegevens en facturen.

Communicatie, zoals e-mails en andere correspondentie met Pop-Up-Podium.nl.

Websitegegevens, zoals technische gegevens die noodzakelijk zijn voor de werking en beveiliging van onze website en, afhankelijk van onze uiteindelijke website-inrichting, beperkte gebruiks- of statistiekgegevens.

Beeldmateriaal, wanneer wij foto’s of video’s van onze podia en evenementen maken of ontvangen waarop personen herkenbaar zijn.

Wij streven ernaar alleen persoonsgegevens te verwerken die noodzakelijk zijn voor het betreffende doel. De AVG vereist bovendien dat voor iedere verwerking een geldige grondslag bestaat.

4. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Voor Pop-Up-Podium.nl ziet de belangrijkste verwerking er naar verwachting als volgt uit:

* De exacte interne bewaartermijnen leggen we vast in ons verwerkingsregister en passen we aan wanneer onze systemen en processen definitief zijn ingericht.

5. Offertes en boekingen

Wanneer u via onze website, telefonisch of per e-mail een offerte aanvraagt, verwerken wij de gegevens die nodig zijn om uw aanvraag te beoordelen en een passend voorstel te maken.

Wanneer u vervolgens een opdracht verstrekt, gebruiken wij de benodigde gegevens onder andere voor:

het plannen van het evenement, contact over de locatie, transport, op- en afbouw, eventuele technische voorzieningen, uitvoering van de overeenkomst en facturatie.

Wij vragen u om geen persoonsgegevens aan ons te verstrekken die niet noodzakelijk zijn voor de uitvoering van uw aanvraag of opdracht.

6. Contact- / offerte formulier

Wanneer u het contact- of offerteformulier op Pop-Up-Podium.nl gebruikt, verwerken wij de informatie die u zelf invult.

Het formulier zal zo worden ingericht dat alleen gegevens worden gevraagd die redelijkerwijs nodig zijn om uw aanvraag te behandelen.

Velden die noodzakelijk zijn worden als zodanig aangegeven.

Wij adviseren om in vrije tekstvelden geen bijzondere of andere gevoelige persoonsgegevens te vermelden wanneer dit niet noodzakelijk is.

7. Foto’s en video’s bij evenementen

Foto’s en video’s zijn voor Pop-Up-Podium.nl relevant omdat wij onze podia en evenementen mogelijk willen laten zien op onze website, sociale media en in ander promotiemateriaal.

Wanneer personen herkenbaar in beeld zijn, kan beeldmateriaal een persoonsgegeven zijn. Daarom beoordelen wij per toepassing op welke grondslag het gebruik kan worden gebaseerd.

Wij maken daarbij onderscheid tussen bijvoorbeeld:

Sfeer- en overzichtsbeelden, waarbij het evenement of podium centraal staat en personen niet onnodig individueel worden uitgelicht.

Gerichte portretten, waarbij één of meerdere personen duidelijk het onderwerp van de foto of video zijn.

Professionele promotiebeelden, bijvoorbeeld met artiesten, presentatoren, modellen of opdrachtgevers.

Door opdrachtgevers aangeleverd beeldmateriaal.

Wanneer voor een bepaald gebruik toestemming noodzakelijk is, vragen wij die toestemming vooraf. Wanneer een andere AVG-grondslag wordt gebruikt, beoordelen wij vooraf of aan de daarvoor geldende voorwaarden wordt voldaan.

Wanneer iemand bezwaar heeft tegen het gebruik van een foto of video waarop die persoon herkenbaar staat, kan contact worden opgenomen via contact@pop-up-podium.nl. We beoordelen het verzoek vervolgens aan de hand van de toepasselijke privacyregels.

8. Delen wij persoonsgegevens met anderen?

Wij verkopen persoonsgegevens niet aan derden.

Wij kunnen persoonsgegevens wel delen met andere partijen wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening, administratie of wettelijke verplichtingen.

Denk, afhankelijk van onze uiteindelijke bedrijfsvoering, bijvoorbeeld aan:

• website- en hostingprovider;
• e-mailprovider;
• boekhoudsoftware en boekhouder/accountant;
• IT-dienstverleners;
• betaalprovider;
• leveranciers of onderaannemers die voor een specifieke opdracht noodzakelijk zijn;
• overheidsinstanties wanneer wij wettelijk verplicht zijn informatie te verstrekken.

Wanneer een andere organisatie in onze opdracht persoonsgegevens verwerkt, beoordelen wij of een verwerkersovereenkomst noodzakelijk is.

Wij delen niet meer persoonsgegevens dan redelijkerwijs noodzakelijk is voor het betreffende doel.

9. Diensten buiten de Europese Economische Ruimte

Pop-Up-Podium.nl maakt voor de hosting van haar website en e-mail gebruik van Hostinger. Via deze diensten kunnen persoonsgegevens worden verwerkt, waaronder gegevens die bezoekers via de website verstrekken, technische websitegegevens en gegevens die per e-mail worden uitgewisseld.

Pop-Up-Podium.nl streeft ernaar persoonsgegevens waar mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te laten verwerken.

Hostinger beschikt over datacenters binnen en buiten de EER. Voor web- en WordPress-hosting zijn binnen Europa onder andere datacenters beschikbaar in Nederland, Duitsland, Frankrijk en Litouwen.

Hostinger geeft aan dat persoonsgegevens, afhankelijk van de gebruikte diensten en ingeschakelde dienstverleners, ook buiten de EER kunnen worden verwerkt. Wanneer persoonsgegevens worden doorgegeven naar een land buiten de EER waarvoor geen adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie geldt, maakt Hostinger volgens haar gegevensverwerkingsvoorwaarden waar toepasselijk onder meer gebruik van door de Europese Commissie goedgekeurde Standard Contractual Clauses (SCC’s) of een andere onder de AVG toegestane doorgiftegrondslag.

Pop-Up-Podium.nl beoordeelt periodiek welke leveranciers en diensten persoonsgegevens verwerken en welke waarborgen voor eventuele internationale doorgiften van toepassing zijn.

Facebook en Instagram

Pop-Up-Podium.nl kan gebruikmaken van Facebook en Instagram voor communicatie, promotie en het delen van informatie en beeldmateriaal over onze activiteiten en evenementen.

Wanneer u onze socialmediapagina’s bezoekt, daarop reageert, ons volgt, een bericht stuurt of op een andere wijze met ons communiceert, kunnen persoonsgegevens door het betreffende socialmediaplatform worden verwerkt. Op deze verwerking zijn tevens de privacyvoorwaarden van het betreffende platform van toepassing.

Pop-Up-Podium.nl bepaalt niet zelfstandig hoe Facebook en Instagram alle persoonsgegevens binnen hun platforms verwerken. Wij adviseren gebruikers daarom ook de privacy-informatie en privacy-instellingen van deze diensten te raadplegen.

Wanneer Pop-Up-Podium.nl persoonsgegevens via Facebook of Instagram zelf ontvangt en verder verwerkt, bijvoorbeeld naar aanleiding van een contact- of informatieverzoek, is onze eigen privacyverklaring op die verdere verwerking van toepassing.

Indien wij in de toekomst aanvullende diensten gebruiken waarbij persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt — bijvoorbeeld analytics-, advertentie-, cloud- of marketingdiensten — beoordelen wij vooraf welke AVG-grondslag en waarborgen daarvoor noodzakelijk zijn en passen wij deze privacyverklaring waar nodig aan.

10. Cookies en vergelijkbare technieken

Pop-Up-Podium.nl gebruikt of gaat gebruikmaken van cookies en vergelijkbare technieken voor zover deze nodig zijn voor de werking, beveiliging en eventuele analyse van de website.

Wij willen de website volgens het principe privacyvriendelijk waar mogelijk inrichten.

Daarbij maken we onderscheid tussen noodzakelijke/functionele cookies, eventuele beperkt analytische toepassingen en cookies of technieken waarvoor toestemming noodzakelijk is.

Wanneer wij trackingcookies of vergelijkbare trackingtechnieken gebruiken, vragen wij vooraf toestemming wanneer dat wettelijk verplicht is.

Bij trackingcookies moet een bezoeker onder andere duidelijk kunnen kiezen tussen toestemming geven en weigeren. De AP stelt bovendien eisen aan de informatie die daarbij wordt gegeven en aan het kunnen intrekken van toestemming.

De definitieve cookie-informatie wordt afgestemd op de technieken die daadwerkelijk op Pop-Up-Podium.nl worden gebruikt.

11. Nieuwsbrief en commerciële communicatie

Wanneer Pop-Up-Podium.nl in de toekomst een nieuwsbrief of andere elektronische commerciële communicatie aanbiedt, verwerken wij daarvoor de noodzakelijke contactgegevens op basis van een daarvoor geldige wettelijke grondslag.

Wanneer toestemming de grondslag is, kan deze toestemming op ieder moment worden ingetrokken.

Iedere commerciële e-mail waarvoor dat vereist is, bevat een eenvoudige mogelijkheid om zich af te melden.

Een afmelding wordt zo spoedig mogelijk verwerkt.

12. Beveiliging van persoonsgegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en andere onrechtmatige verwerking.

Afhankelijk van onze systemen gaat het bijvoorbeeld om:

• beveiligde verbindingen (HTTPS);
• sterke wachtwoorden en waar mogelijk tweestapsverificatie;
• beperkte toegangsrechten;
• actuele software en WordPress-updates;
• beveiligde back-ups;
• passende beveiliging van apparaten;
• zorgvuldig beheer van gebruikersaccounts;
• periodieke controle van plugins en systemen.

Beveiliging is een doorlopend proces. We beoordelen onze maatregelen daarom periodiek.

13. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht of andere gerechtvaardigde reden vereist dat gegevens langer worden bewaard.

Voor gegevens die onderdeel vormen van onze fiscale basisadministratie geldt in beginsel een bewaarplicht van 7 jaar.

Voor andere persoonsgegevens bepalen wij per verwerking een passende bewaartermijn. Daarbij kijken wij naar het oorspronkelijke doel, wettelijke verplichtingen en de noodzaak om gegevens nog beschikbaar te houden.

Wanneer de bewaartermijn is verstreken en er geen andere geldige reden is om de gegevens te bewaren, worden de gegevens verwijderd of geanonimiseerd. De AP adviseert ondernemingen de gekozen termijnen én hun onderbouwing vast te leggen.

14. Uw privacyrechten

Wanneer wij persoonsgegevens over u verwerken, heeft u afhankelijk van de omstandigheden verschillende rechten.

U kunt ons onder andere verzoeken om:

• inzage in uw persoonsgegevens;
• correctie van onjuiste of onvolledige persoonsgegevens;
• verwijdering van persoonsgegevens;
• beperking van de verwerking;
• overdracht van uw gegevens wanneer het recht op dataportabiliteit van toepassing is;
• bezwaar tegen bepaalde verwerkingen.

Wanneer wij persoonsgegevens verwerken op basis van uw toestemming, kunt u die toestemming intrekken. Het intrekken van toestemming maakt eerdere verwerking op basis van geldig gegeven toestemming niet achteraf onrechtmatig.

Het recht op verwijdering is niet absoluut. Zo kunnen wij bepaalde gegevens moeten blijven bewaren vanwege een wettelijke verplichting.

15. Hoe kunt u een privacyverzoek indienen?

U kunt een privacyverzoek sturen naar:

contact@pop-up-podium.nl

Vermeld daarbij voldoende informatie om duidelijk te maken op welke gegevens uw verzoek betrekking heeft.

Wanneer wij redelijke twijfel hebben over uw identiteit, kunnen wij aanvullende informatie vragen om uw identiteit vast te stellen. Wij vragen daarbij niet meer informatie dan noodzakelijk.

In beginsel reageren wij binnen één maand op een privacyverzoek. Bij complexe of meerdere verzoeken kan deze termijn onder de voorwaarden van de AVG worden verlengd; in dat geval informeren wij u daar binnen de eerste maand over.

16. Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

Pop-Up-Podium.nl neemt op dit moment geen besluiten die voor personen rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen hebben uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking, voor zover onze huidige bedrijfsvoering betreft.

Wij gebruiken op dit moment evenmin profilering voor dergelijke geautomatiseerde besluitvorming.

Wanneer dit in de toekomst verandert, passen wij deze privacyverklaring aan.

17. Persoonsgegevens die wij via anderen ontvangen

In sommige gevallen ontvangen wij persoonsgegevens niet rechtstreeks van de betreffende persoon.

Een opdrachtgever kan bijvoorbeeld contactgegevens doorgeven van een organisator, artiest, presentator, leverancier of contactpersoon op de evenementlocatie.

Wij gebruiken deze gegevens uitsluitend voor het doel waarvoor wij ze redelijkerwijs hebben ontvangen en informeren betrokkenen waar dat volgens de AVG noodzakelijk is.

Wanneer persoonsgegevens uit andere bronnen afkomstig zijn, gelden eveneens de informatieverplichtingen uit de AVG.

18. Klacht over de verwerking van persoonsgegevens

Heeft u vragen of bent u het niet eens met de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken? Neem dan eerst contact met ons op via:

contact@pop-up-podium.nl

Wij proberen uw vraag of klacht zorgvuldig op te lossen.

U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

19. Wijzigingen van deze privacyverklaring

Onze website, dienstverlening en gebruikte systemen kunnen veranderen. Ook privacywetgeving en richtlijnen kunnen wijzigen.

Daarom kunnen wij deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen.

De meest actuele versie wordt gepubliceerd op:

pop-up-podium.nl/privacy

Bij belangrijke wijzigingen zullen wij, wanneer dat passend of noodzakelijk is, aanvullende informatie verstrekken.

Versie 2.0 — september 2026

Verwerkingsregister Pop-Up-Podium.nl

Versie 1.0 — september 2026

Verwerkingsverantwoordelijke
Pop-Up-Podium.nl
Vestigingsplaats: Culemborg
KvK: 23072521
E-mail: contact@pop-up-podium.nl
Website: pop-up-podium.nl

Functionaris Gegevensbescherming (FG): niet aangesteld.

Doel van dit register: intern overzicht van de verwerkingsactiviteiten van Pop-Up-Podium.nl zoals bedoeld in artikel 30 AVG.

1. Offerteaanvragen

Betrokkenen
Potentiële klanten en contactpersonen van bedrijven/organisaties.

Persoonsgegevens

• naam;
• bedrijfsnaam;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• adresgegevens indien verstrekt;
• evenementlocatie;
• evenementdatum;
• informatie over het evenement;
• correspondentie.

Doel
Aanvragen beantwoorden, beschikbaarheid beoordelen, contact opnemen en een offerte opstellen.

Grondslag
Het nemen van maatregelen op verzoek van betrokkene voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst. Afhankelijk van de situatie kan daarnaast een gerechtvaardigd belang gelden voor zakelijke correspondentie en administratie.

Bewaartermijn
Voorstel: maximaal 2 jaar na het laatste relevante contact wanneer geen opdracht tot stand komt, tenzij een kortere of langere termijn aantoonbaar noodzakelijk is.

Ontvangers
In beginsel Pop-Up-Podium.nl en, afhankelijk van de technische inrichting, hosting-, e-mail- en formulierdienstverleners.

Buiten EER
Nog vast te stellen aan de hand van de uiteindelijk gebruikte diensten.

2. Klanten, reserveringen en opdrachten

Betrokkenen
Opdrachtgevers en hun contactpersonen.

Persoonsgegevens

• naam;
• bedrijfsnaam;
• adres;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• evenementdatum en -locatie;
• opdrachtgegevens;
• gemaakte afspraken;
• offerte en opdrachtbevestiging;
• correspondentie.

Doel
Reserveren, plannen en uitvoeren van opdrachten, transport, op-/afbouw, klantcontact en nazorg.

Grondslag
Uitvoering van de overeenkomst.

Bewaartermijn
Tijdens de overeenkomst en daarna zolang redelijkerwijs noodzakelijk voor administratie, nazorg, garantie, eventuele geschillen en wettelijke verplichtingen. Documenten die onderdeel zijn van de fiscale administratie worden overeenkomstig de toepasselijke wettelijke bewaartermijn bewaard.

Ontvangers
Medewerkers en/of rechtstreeks bij de uitvoering betrokken leveranciers/onderaannemers voor zover noodzakelijk.

Buiten EER
Nog vast te stellen.

3. Financiële administratie en facturatie

Betrokkenen
Klanten, leveranciers en zakelijke contactpersonen.

Persoonsgegevens

• naam;
• bedrijfsnaam;
• adresgegevens;
• e-mailadres;
• KvK-nummer;
• btw-nummer;
• bank-/betaalgegevens;
• factuurgegevens;
• transactiegegevens.

Doel
Factureren, betalingen verwerken, boekhouding voeren en voldoen aan fiscale verplichtingen.

Grondslag
Uitvoering overeenkomst en wettelijke verplichting.

Bewaartermijn
Volgens de toepasselijke wettelijke fiscale bewaartermijnen; voor de fiscale basisadministratie is dat in beginsel 7 jaar.

Ontvangers
Boekhouder/accountant, boekhoudsoftware, bank/betaaldienst en Belastingdienst indien vereist.

Buiten EER
Afhankelijk van gebruikte software/dienstverleners.

4. Leveranciers en onderaannemers

Betrokkenen
Contactpersonen van leveranciers, technici, artiesten en andere zakelijke partners.

Persoonsgegevens

• naam;
• bedrijf;
• functie;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• zakelijke correspondentie;
• factuur-/betaalgegevens indien relevant.

Doel
Uitvoering van evenementen, inkopen, planning, administratie en onderhouden van zakelijke contacten.

Grondslag
Overeenkomst en/of gerechtvaardigd belang bij een normale zakelijke administratie en samenwerking.

Bewaartermijn
Zolang de zakelijke relatie bestaat en vervolgens zolang noodzakelijk voor administratie of wettelijke verplichtingen.

Ontvangers
Alleen partijen voor wie de gegevens noodzakelijk zijn voor de betreffende opdracht of administratie.

5. Contactformulier en e-mail

Betrokkenen
Websitebezoekers en overige personen die contact opnemen.

Persoonsgegevens

• naam;
• e-mailadres;
• telefoonnummer indien verstrekt;
• inhoud van het bericht;
• overige vrijwillig verstrekte informatie.

Doel
Vragen beantwoorden en verzoeken behandelen.

Grondslag
Afhankelijk van het verzoek: voorbereiding/uitvoering overeenkomst of gerechtvaardigd belang.

Bewaartermijn
Niet langer dan noodzakelijk voor de behandeling en eventuele relevante opvolging.

Ontvangers
E-mail-, hosting- en/of formulierprovider.

Buiten EER
Na keuze WordPress-/mailoplossing vaststellen.

6. Websitebezoek en beveiliging

Betrokkenen
Bezoekers van pop-up-podium.nl.

Persoonsgegevens
Afhankelijk van de technische inrichting bijvoorbeeld:

• IP-adres;
• datum/tijdstip;
• browser-/apparaatinformatie;
• serverlogs;
• beveiligingsgegevens;
• beperkte statistische gegevens.

Doel
Website technisch laten functioneren, beveiligen, misbruik bestrijden en eventueel privacyvriendelijke bezoekersstatistieken verzamelen.

Grondslag
Gerechtvaardigd belang voor noodzakelijke beveiliging en beheer; voor andere technieken wordt de toepasselijke grondslag afzonderlijk beoordeeld.

Bewaartermijn
Server- en beveiligingslogs: zo kort als voor beveiliging en technisch beheer redelijkerwijs noodzakelijk.

Cookies
Wordt definitief ingevuld na technische inrichting WordPress-site.

Buiten EER
Afhankelijk van hosting, analytics en eventuele externe diensten.

7. Foto- en videomateriaal

Dit zou ik bewust als afzonderlijke verwerking opnemen. Herkenbare foto’s, camerabeelden en geluidsopnamen kunnen persoonsgegevens zijn.

Betrokkenen
Opdrachtgevers, artiesten, presentatoren, medewerkers en bezoekers die herkenbaar in beeld komen.

Persoonsgegevens

• foto;
• video;
• eventueel stem/geluid;
• eventueel naam/functie wanneer bij publicatie vermeld.

Doel

• verslaglegging van evenementen;
• portfolio;
• promotie van Pop-Up-Podium.nl;
• website en sociale media.

Grondslag
Per toepassing vaststellen. Afhankelijk van het beeld en gebruik kan bijvoorbeeld toestemming of een gerechtvaardigd belang aan de orde zijn. Dit moet vooraf per categorie worden beoordeeld.

Bewaartermijn
Voorstel: periodiek, bijvoorbeeld jaarlijks, beoordelen of het materiaal nog relevant en noodzakelijk is. Voor campagnes en gerichte portretten bij voorkeur vooraf een concrete termijn vastleggen.

Ontvangers

• websitebezoekers;
• volgers/bezoekers van gebruikte socialmediaplatforms;
• eventuele vormgever/fotograaf/marketingpartij.

Buiten EER
Mogelijk bij gebruik van internationale sociale-media- en clouddiensten; definitief vaststellen bij keuze van de diensten.

Interne maatregel
Apart foto- en mediabeleid hanteren.

8. Nieuwsbrief en direct marketing

Alleen activeren wanneer jullie dit daadwerkelijk gaan gebruiken.

Betrokkenen
Klanten en personen die commerciële communicatie mogen ontvangen.

Persoonsgegevens

• naam;
• e-mailadres;
• eventueel bedrijf;
• aan-/afmeldgegevens.

Doel
Nieuws, toepassingen, nieuwe podiummogelijkheden en aanbiedingen communiceren.

Grondslag
Per situatie vaststellen overeenkomstig AVG en regels voor elektronische communicatie.

Bewaartermijn
Tot uitschrijving/bezwaar of totdat de vastgestelde relevante bewaartermijn is verstreken.

Ontvangers
Eventuele e-mailmarketingprovider.

Buiten EER
Afhankelijk van gekozen provider.

Belangrijk: bewijs van toestemming bewaren wanneer toestemming de gebruikte grondslag is.

9. Klachten, schade en geschillen

Deze verwerking ontbrak nog in onze privacyverklaring als afzonderlijke categorie, maar voor een verhuurbedrijf vind ik hem belangrijk.

Betrokkenen
Opdrachtgevers en andere personen die betrokken zijn bij een klacht, incident of schade.

Persoonsgegevens

• naam/contactgegevens;
• opdrachtgegevens;
• correspondentie;
• omschrijving van incident/schade;
• foto’s van schade;
• verklaringen;
• financiële gegevens;
• verzekerings-/claimgegevens waar van toepassing.

Doel
Klachten behandelen, schade vaststellen, verzekeringsclaims afwikkelen en rechtsvorderingen instellen, onderbouwen of verdedigen.

Grondslag
Uitvoering overeenkomst, gerechtvaardigd belang en/of wettelijke verplichting, afhankelijk van de situatie.

Bewaartermijn
Zolang noodzakelijk voor behandeling van de zaak en daarna gedurende een toepasselijke verjarings- of wettelijke termijn indien daarvoor een aantoonbare noodzaak bestaat.

Ontvangers
Indien noodzakelijk: verzekeraar, verzekeringsadviseur, juridisch adviseur, wederpartij en bevoegde instanties.

10. Privacyverzoeken

Betrokkenen
Personen die gebruikmaken van hun AVG-rechten.

Persoonsgegevens

• naam;
• contactgegevens;
• inhoud van verzoek;
• relevante correspondentie;
• gegevens die eventueel noodzakelijk zijn om identiteit vast te stellen.

Doel
AVG-verzoeken behandelen en kunnen aantonen dat aan het verzoek is voldaan.

Grondslag
Wettelijke verplichting.

Ontvangers
In beginsel alleen intern en eventuele privacy-/juridisch adviseur.

Technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen

• HTTPS op de website;
• sterke, unieke wachtwoorden;
• tweefactorauthenticatie waar mogelijk;
• regelmatige WordPress-, thema- en pluginupdates;
• zo weinig mogelijk WordPress-beheerders;
• toegangsrechten volgens noodzaak;
• regelmatige back-ups;
• beveiliging van laptops/telefoons;
• scherm-/apparaatvergrendeling;
• beveiligde e-mailaccounts;
• periodiek verwijderen van niet langer benodigde gegevens;
• alleen noodzakelijke persoonsgegevens verzamelen;
• verwerkersovereenkomsten waar vereist;
• procedure voor datalekken;
• periodieke controle van dit register.

Derde partijen / verwerkers