Foto- en Mediabeleid Pop-Up-Podium.nl
Versie 1.0 — september 2026
1. Doel van dit beleid
Pop-Up-Podium.nl maakt en gebruikt foto-, video- en ander beeldmateriaal om:
- evenementen en het Pop-Up-Podium vast te leggen;
- opdrachtgevers een indruk te geven van de mogelijkheden;
- de website en portfolio te vullen;
- berichten op sociale media te publiceren;
- promotie- en reclamemateriaal te maken;
- de ontwikkeling van Pop-Up-Podium.nl te documenteren.
Daarbij respecteren wij de privacy en het portretrecht van bezoekers, opdrachtgevers, artiesten, presentatoren, medewerkers en andere betrokkenen.
Dit beleid beschrijft hoe wij beeldmateriaal maken, selecteren, opslaan en publiceren.
2. Uitgangspunt: het podium staat centraal
Bij fotografie en video voor Pop-Up-Podium.nl staat in beginsel het podium, het evenement en de sfeer centraal en niet een individuele bezoeker.
Waar mogelijk kiezen wij daarom voor:
Overzichtsbeelden
Het volledige podium, de locatie, verlichting, publiek als geheel en de sfeer van het evenement.
Detailbeelden
Truss, verlichting, aankleding, DJ-booth, geluidsinstallatie, podiumconstructie, achterwand en andere onderdelen.
Beelden van achteren of op afstand
Bij publieksbeelden geven we waar praktisch mogelijk de voorkeur aan situaties waarin individuele bezoekers niet onnodig herkenbaar centraal staan.
Met onze beelden laten we het Pop-Up-Podium in verschillende toepassingen zien.
3. Herkenbare personen
Een foto of video waarop iemand herkenbaar is, kan een persoonsgegeven zijn. Voor verwerking daarvan is een AVG-grondslag nodig. Welke grondslag passend is, moet vóór de verwerking worden bepaald; de AVG kent daarvoor zes grondslagen, waaronder toestemming en gerechtvaardigd belang.
Pop-Up-Podium.nl maakt daarom onderscheid tussen verschillende situaties.
A. Personen zijn slechts onderdeel van een overzichtsbeeld
Bijvoorbeeld een plein met 300 bezoekers waarbij het podium en evenement het onderwerp van de foto zijn.
Per gebruik beoordelen we of publicatie is toegestaan en welke grondslag daarvoor passend is. Daarbij houden we rekening met de redelijke verwachtingen en belangen van de afgebeelde personen.
B. Een persoon is duidelijk onderwerp van de foto
Bijvoorbeeld een close-up van:
- DJ;
- presentator;
- artiest;
- medewerker;
- bingo-presentator;
- opdrachtgever;
- individuele bezoeker.
Voor commercieel/promotioneel gebruik regelen we bij voorkeur vooraf schriftelijke toestemming of een passende contractuele afspraak over het beeldgebruik.
C. Geposeerde promotiefoto’s
Bij een georganiseerde fotoshoot of een situatie waarin iemand specifiek poseert voor promotiemateriaal maken we vooraf duidelijke schriftelijke afspraken over het gebruik.
Dit is ook vanuit het portretrecht belangrijk. Bij een portret dat in opdracht van of ten behoeve van de geportretteerde is gemaakt, stelt artikel 20 Auteurswet specifieke eisen aan openbaarmaking. Bij niet in opdracht gemaakte portretten kan een redelijk belang van de geportretteerde zich tegen openbaarmaking verzetten.
4. Toestemming
Wanneer toestemming als AVG-grondslag wordt gebruikt, moet deze vrijwillig, specifiek, geïnformeerd en ondubbelzinnig zijn.
Pop-Up-Podium.nl legt toestemming waar mogelijk schriftelijk of elektronisch vast.
Daarbij wordt duidelijk gemaakt:
- wie de beelden gebruikt;
- waarvoor;
- via welke kanalen;
- of het beeld voor advertenties mag worden gebruikt;
- hoe lang de toestemming geldt;
- hoe toestemming kan worden ingetrokken.
Een persoon ondervindt geen nadeel wanneer deze geen toestemming geeft voor promotioneel beeldgebruik.
5. Intrekken van toestemming
Wanneer verwerking gebaseerd is op toestemming, kan die toestemming worden ingetrokken.
Een verzoek kan worden gestuurd naar:
Intrekking maakt eerder rechtmatig gebruik niet met terugwerkende kracht onrechtmatig.
Na intrekking beoordelen wij welke toekomstige verwerkingen moeten worden beëindigd en waar het betreffende materiaal redelijkerwijs kan worden verwijderd.
6. Kinderen
Bij beeldmateriaal van kinderen zijn we extra zorgvuldig.
We gebruiken geen herkenbare close-ups van kinderen voor commerciële promotie zonder dat vooraf zorgvuldig is beoordeeld of daarvoor de vereiste toestemming van ouder(s)/wettelijk vertegenwoordiger(s) aanwezig is.
Bij familie-evenementen, kinderactiviteiten en vergelijkbare evenementen richten fotografen zich daarom bij voorkeur op:
- het podium;
- activiteit als geheel;
- decor en verlichting;
- presentator/artiest;
- overzichtsbeelden waarbij kinderen niet individueel centraal staan.
Voor een fotoshoot met kinderen wordt vooraf expliciet toestemming geregeld.
7. Artiesten, DJ’s en presentatoren
Wanneer een DJ, artiest, presentator of andere professional herkenbaar onderdeel wordt van onze marketing, maken we bij voorkeur vooraf afspraken.
8. Opdrachtgever maakt bezwaar tegen fotografie
Een opdrachtgever kan vooraf aangeven dat tijdens het evenement:
- helemaal geen foto’s mogen worden gemaakt;
- alleen foto’s van het podium zonder bezoekers mogen worden gemaakt;
- foto’s uitsluitend intern mogen worden gebruikt;
- vooraf goedkeuring voor publicatie noodzakelijk is.
Deze afspraak wordt waar nodig opgenomen in de opdrachtbevestiging.
Dat is vooral handig bij besloten bedrijfsfeesten, scholen, zorginstellingen en andere privacygevoelige locaties.
9. Fotograaf of videograaf
Wanneer Pop-Up-Podium.nl een professionele fotograaf of videograaf inschakelt, maken wij schriftelijke afspraken over onder andere:
- opdracht en doel;
- eigendom/auteursrecht;
- gebruiksrechten;
- opslag;
- overdracht van bestanden;
- vertrouwelijkheid;
- verwijdering van bronmateriaal;
- omgang met persoonsgegevens.
Het feit dat wij een fotograaf betalen betekent namelijk niet dat alle auteursrechten automatisch onbeperkt bij Pop-Up-Podium.nl liggen. Foto’s zijn auteursrechtelijk beschermd; voor gebruik van werk van een ander is in beginsel toestemming van de rechthebbende nodig.
10. Door klanten aangeleverde foto’s
Wanneer een opdrachtgever foto’s of video’s aan Pop-Up-Podium.nl verstrekt voor publicatie, vragen wij de opdrachtgever te bevestigen dat hij bevoegd is het materiaal aan ons beschikbaar te stellen voor het afgesproken gebruik.
Bij twijfel publiceren wij het materiaal niet totdat dit is opgehelderd.
11. Sociale media
Bij publicatie op bijvoorbeeld Instagram, Facebook, LinkedIn, TikTok of andere platforms houden wij er rekening mee dat beeldmateriaal:
- een groot publiek kan bereiken;
- kan worden gedeeld;
- door het platform kan worden verwerkt;
- moeilijk volledig van internet kan verdwijnen.
Daarom zijn wij bij herkenbare personen terughoudender met sociale media dan bij intern gebruik.
12. Betaalde advertenties
Een herkenbaar portret wordt niet zomaar gebruikt in:
- Meta Ads;
- Google Display-advertenties;
- banners;
- flyers;
- posters;
- commerciële campagnes;
- gesponsorde socialmediaberichten.
Wanneer een persoon duidelijk herkenbaar onderdeel van een dergelijke reclame-uiting is, regelen wij vooraf expliciet het benodigde gebruiksrecht en, waar nodig, toestemming.
13. Opslag van beeldmateriaal
Originele foto- en videobestanden worden opgeslagen op daarvoor aangewezen en voldoende beveiligde systemen.
Toegang wordt beperkt tot personen die het materiaal voor hun werkzaamheden nodig hebben.
Beeldmateriaal wordt niet onbeperkt bewaard uitsluitend omdat het mogelijk ooit nog bruikbaar kan zijn.
14. Bewaartermijnen
Niet geselecteerd bronmateriaal: periodiek beoordelen en bijvoorbeeld binnen 12 maanden verwijderen wanneer het geen redelijk doel meer dient.
Geselecteerd portfolio-/archiefmateriaal: maximaal 5 jaar, waarna opnieuw wordt beoordeeld of bewaren/publiceren nog noodzakelijk en passend is.
Materiaal op basis van specifieke toestemming of overeenkomst: volgens de daarin vastgelegde periode en voorwaarden.
15. Verwijderingsverzoeken en bezwaar
Iemand die herkenbaar voorkomt in door Pop-Up-Podium.nl gepubliceerd beeldmateriaal kan contact opnemen via:
Vermeld bij voorkeur:
- om welke foto/video het gaat;
- waar deze staat;
- waarom verwijdering wordt gevraagd.
Wij beoordelen het verzoek aan de hand van de AVG, het portretrecht, de gebruikte grondslag en de omstandigheden van het geval.
16. Geen gevoelige situaties gebruiken voor promotie
Pop-Up-Podium.nl gebruikt geen beeldmateriaal voor marketing wanneer publicatie iemand redelijkerwijs in een gevoelige, vernederende of ongewenste context kan plaatsen.
We zijn extra terughoudend met beelden die informatie kunnen onthullen over bijvoorbeeld gezondheid, religie, politieke opvattingen of andere bijzondere persoonsgegevens.
17. Selectie vóór publicatie
Voordat beeldmateriaal wordt gepubliceerd controleren we minimaal:
Is dit ons materiaal of hebben we voldoende gebruiksrechten? → Zijn mensen herkenbaar? → Wat is het doel van publicatie? → Hebben we een geldige AVG-grondslag? → Is toestemming/een aanvullende afspraak nodig? → Is er een redelijk privacy- of portretbelang tegen publicatie? → Is de gekozen publicatie passend?
Bij twijfel publiceren we niet voordat dit is beoordeeld.
18. Verantwoordelijkheid
Pop-Up-Podium.nl is verantwoordelijk voor beeldmateriaal dat Pop-Up-Podium.nl zelf verwerkt en publiceert.
De organisator van een evenement blijft zelf verantwoordelijk voor zijn eigen fotografie, cameraregistratie, publicaties en andere verwerkingen van persoonsgegevens.
Wanneer partijen gezamenlijk een mediaproductie organiseren, worden waar nodig aanvullende afspraken gemaakt over verantwoordelijkheden.
19. Contact
Voor vragen, bezwaar, intrekking van toestemming of een verzoek met betrekking tot beeldmateriaal:
Pop-Up-Podium.nl
Culemborg
KvK: 23072521
contact@pop-up-podium.nl