Algemene Verhuur en Leveringsvoorwaarden

Pop-Up-Podium.nl — versie oktober 2026

DOWNLOAD

1. Definities

P-U-P: J&H professioneel licht en geluid, mede handelend onder de naam Pop-Up-Podium.nl.
Opdrachtgever: de consument, vereniging, onderneming of andere organisatie die met P-U-P een overeenkomst sluit of daarvoor een aanvraag doet.
Verhuurmateriaal: alle door P-U-P ter beschikking gestelde zaken, waaronder complete sets, apparatuur, bekabeling, toebehoren en verpakkingen.
Project: een opdracht waarbij naast of in plaats van verhuur ook personeel, voertuigen, planning, transport, plaatsing, opbouw, afbouw, techniek of projectlogistiek wordt ingezet.
Schriftelijk: per brief, e-mail, offerte-, reserverings- of ander digitaal systeem waarmee afspraken kunnen worden opgeslagen.

2. Toepasselijkheid

Deze voorwaarden gelden voor aanbiedingen, reserveringen en overeenkomsten van P-U-P over verhuur en dienstverlening.
Afwijkingen gelden alleen wanneer zij schriftelijk zijn overeengekomen. De offerte of opdrachtbevestiging gaat voor wanneer die afwijkt van deze voorwaarden.
Voor consumenten gaan dwingendrechtelijke consumentenregels altijd voor. Een bepaling die tegenover een consument niet geldig is, laat de overige bepalingen zoveel mogelijk intact.
Voorwaarden voor verkoop of een webshop vallen buiten dit document en worden hierdoor niet gewijzigd of vervangen.

3. Offertes, reserveringen en totstandkoming

Een online aanvraag, huurlijst of beschikbaarheidsmelding is nog geen definitieve reservering. De overeenkomst ontstaat wanneer P-U-P de opdracht schriftelijk bevestigt, de opdrachtgever een aanbod aanvaardt of P-U-P op verzoek met de uitvoering begint.
Een offerte is geldig gedurende de daarin genoemde termijn. Kennelijke fouten en evident onjuiste prijzen binden P-U-P niet wanneer de opdrachtgever redelijkerwijs kon begrijpen dat sprake was van een vergissing.
De omvang, datum, locatie, aantallen, service en prijs volgen uit de bevestigde opdracht. Wijzigingen zijn pas onderdeel van de overeenkomst nadat P-U-P deze heeft bevestigd.
Bij een overeenkomst op afstand met een consument geldt het wettelijke herroepingsrecht voor zover dat van toepassing is. Wettelijke uitzonderingen, onder meer voor bepaalde diensten rond vrijetijdsbesteding of goederenvervoer op een afgesproken tijdstip of in een afgesproken periode, worden alleen toegepast als de wet dat voor de concrete opdracht toestaat.

4. Informatie- en medewerkingsplicht opdrachtgever

De opdrachtgever verstrekt tijdig alle informatie die P-U-P redelijkerwijs nodig heeft voor een veilige en juiste uitvoering.
Daaronder vallen in ieder geval datum en tijden, locatie, toepassing, bezoekersaantal, programma, contactpersonen, bereikbaarheid, aanwezige voorzieningen en bijzondere risico’s.
De opdrachtgever controleert de bevestiging en meldt onjuistheden zo snel mogelijk. Gevolgen van ontbrekende of onjuiste informatie kunnen als meerwerk worden berekend voor zover zij redelijkerwijs niet voor rekening van P-U-P behoren te komen.

5. Prijzen en meerwerk

Prijzen, belastingen, transport, personeel, borg en overige kosten staan in de offerte of opdrachtbevestiging. Consumentenprijzen worden inclusief btw vermeld, tenzij de wet een andere presentatie toestaat.
Werk of inzet buiten de overeengekomen omvang is meerwerk. P-U-P meldt voorzienbaar meerwerk zo mogelijk vooraf. Bij spoed, veiligheid of voortgang mag noodzakelijk meerwerk direct worden uitgevoerd wanneer voorafgaande afstemming redelijkerwijs niet mogelijk is.
Meerwerk wordt berekend volgens de afgesproken tarieven of, als die ontbreken, volgens redelijke op dat moment gebruikelijke tarieven.

6. Betaling, borg en zekerheid

De opdrachtgever betaalt binnen de termijn en op de wijze die in de offerte, bevestiging of factuur staat.
P-U-P mag vooraf betaling, een borg, legitimatie of andere redelijke zekerheid verlangen. Bij een aantoonbaar verhoogd risico mag aanvullende zekerheid worden gevraagd.
Na correcte retour en verrekening van openstaande bedragen wordt een borg binnen een redelijke termijn terugbetaald.
Bij te late betaling gelden de wettelijke e en buitengerechtelijke incassokosten. Voor consumenten wordt eerst de wettelijk vereiste kosteloze betaaltermijn geboden voordat incassokosten verschuldigd worden.

7. Annulering en verplaatsing

Annulering gebeurt schriftelijk. Voor complete verhuursets zonder gereserveerd personeel gelden over de overeengekomen prijs: meer dan 7 dagen voor aanvang kosteloos; 7 tot en met 3 dagen 25%; minder dan 72 uur 50%; minder dan 24 uur of niet verschijnen 100%.
Voor projecten, producties, activaties, podia en logistieke opdrachten waarbij capaciteit, voertuigen of personeel wordt gereserveerd gelden: meer dan 30 dagen voor aanvang 20%; 15 tot en met 30 dagen 40%; 8 tot en met 14 dagen 60%; 3 tot en met 7 dagen 80%; minder dan 72 uur 100%.
Aantoonbaar bespaarde kosten worden redelijk in mindering gebracht. Reeds gemaakte, speciaal bestelde of niet-annuleerbare kosten van derden mogen aanvullend worden berekend voor zover zij niet al in de annuleringsvergoeding zijn verwerkt.
Een datumwijziging is niet automatisch een annulering. P-U-P probeert een opdracht waar redelijk mogelijk te verplaatsen. De nieuwe datum is afhankelijk van beschikbaarheid, kan tegen dan geldende tarieven worden uitgevoerd en biedt geen garantie op dezelfde materialen of personen.
Voor consumenten gaan wettelijke annulerings-, ontbindings- en herroepingsrechten voor op deze staffels.

8. Huurperiode en te late retour

De huurperiode begint bij de feitelijke overdracht aan de opdrachtgever of diens vertegenwoordiger en eindigt wanneer al het verhuurmateriaal volledig en correct aan P-U-P is teruggegeven.
De opdrachtgever controleert aantallen en zichtbare staat bij overdracht voor zover dat redelijk mogelijk is en meldt afwijkingen direct.
Bij te late retour mag P-U-P een aanvullende huurperiode berekenen. Aantoonbare extra kosten, schade of daadwerkelijk gemiste vervolgverhuur mogen daarnaast redelijk worden doorberekend.
Een te late retour verlengt de overeenkomst niet automatisch en geeft geen recht op langer gebruik.

9. Gebruik van verhuurmateriaal

De opdrachtgever behandelt het verhuurmateriaal zorgvuldig, volgt redelijke instructies en gebruikt het alleen voor het geschikte en overeengekomen doel.
Het verhuurmateriaal blijft eigendom van P-U-P of de rechthebbende derde. De opdrachtgever mag het niet verkopen, verpanden, bezwaren of aan beslag door een derde blootstellen en meldt een aanspraak van een derde direct aan P-U-P.
Zonder voorafgaande toestemming is het niet toegestaan het materiaal uit te lenen, door te verhuren, te modificeren, te repareren of serienummers, labels of beveiligingen te verwijderen.
Het materiaal mag niet naar een ander land of naar een wezenlijk andere locatie worden gebracht zonder toestemming van P-U-P.
De opdrachtgever beschermt het materiaal tegen onbevoegd gebruik, diefstal, vocht, extreme temperaturen, vervuiling, overbelasting en andere voorzienbare risico’s. Normale gebruiksslijtage komt voor rekening van P-U-P.

10. Storing en defecten

Een storing, defect of onveilige situatie wordt direct aan P-U-P gemeld. Gebruik wordt gestopt wanneer doorgaan gevaar of verdere schade kan veroorzaken.
De opdrachtgever verricht geen reparaties en schakelt geen onbevoegde derde in zonder toestemming van P-U-P, behalve wanneer onmiddellijk handelen noodzakelijk is om letsel of grotere schade te voorkomen.
P-U-P probeert binnen redelijke mogelijkheden een oplossing, vervangend materiaal of aanpassing te bieden. De concrete oplossing hangt af van urgentie, locatie, beschikbaarheid en de oorzaak van de storing.

11. Schade, verlies en diefstal

De opdrachtgever meldt schade, verlies, diefstal of vernieling direct aan P-U-P en verleent redelijke medewerking aan onderzoek en schadebeperking. Bij diefstal of vernieling kan P-U-P verlangen dat aangifte wordt gedaan.
Wanneer schade aan de opdrachtgever kan worden toegerekend, worden bij herstelbare schade de redelijke reparatiekosten berekend. Bij total loss of verlies geldt de redelijke vervangingswaarde van technisch en functioneel vergelijkbaar materiaal, waarbij ouderdom, staat en marktwaarde worden meegewogen.
Aantoonbare directe huurderving kan aanvullend worden berekend voor zover die werkelijk is ontstaan en redelijkerwijs niet kon worden beperkt. Normale gebruiksslijtage wordt niet doorberekend.
De opdrachtgever is niet aansprakelijk voor schade die aantoonbaar het gevolg is van een gebrek dat al bij overdracht aanwezig was, tenzij de opdrachtgever de schade door onjuist handelen heeft vergroot.

12. Verzekering

De opdrachtgever zorgt voor passende verzekering van risico’s die volgens de overeenkomst voor diens rekening komen, tenzij schriftelijk is bevestigd dat P-U-P een specifieke dekking verzorgt.
De opdrachtgever controleert zelf of een aansprakelijkheids-, evenementen-, transport- of andere verzekering voldoende dekking biedt voor de opdracht en het gehuurde materiaal.
Een eigen risico of niet-gedekte schade blijft voor rekening van de partij die volgens de overeenkomst of de wet voor de schade aansprakelijk is.

13. Bezorging en ophalen

Aflever- en ophaaltijden zijn planningsvensters, tenzij uitdrukkelijk een fataal tijdstip is overeengekomen. P-U-P spant zich in om afgesproken tijden te halen en meldt relevante vertraging zo snel mogelijk.
De opdrachtgever zorgt dat een bevoegde contactpersoon aanwezig is voor ontvangst, controle en overdracht. Overdracht aan een door de opdrachtgever aangewezen persoon geldt als overdracht aan de opdrachtgever.
Bij afhalen en retourneren volgt de opdrachtgever de afgesproken locatie, tijden en instructies. Materiaal wordt compleet, schoon en op dezelfde wijze verpakt geretourneerd, rekening houdend met normaal gebruik.

14. Bereikbaarheid locatie en laad- en lossituatie

De opdrachtgever meldt vooraf alle omstandigheden die de toegang of uitvoering kunnen beïnvloeden.
Dit omvat onder meer toegangs- en voertuigbeperkingen, laad- en losmogelijkheden, parkeerregels, milieuzones, venstertijden, trappen, liften, lange loopafstanden, terreincondities, beveiligingsprocedures, accreditatie, vergunningen en locatievoorschriften.
De opdrachtgever zorgt voor een veilige, bereikbare werkplek en voor noodzakelijke toegangsbewijzen, toestemming en reserveringen van docks, liften of parkeerplaatsen.
Extra tijd, ritten of kosten door ontbrekende, onjuiste of te laat verstrekte informatie mogen redelijk als meerwerk worden berekend.

15. Wachttijd en vertraging

Extra wachttijd mag als meerwerk worden berekend wanneer P-U-P buiten haar verantwoordelijkheid niet kan beginnen of doorgaan.
Dit geldt bijvoorbeeld wanneer een locatie gesloten is, een contactpersoon of materiaal ontbreekt, een beursvloer of dock niet toegankelijk is, beveiliging geen toegang geeft, een lift niet beschikbaar is, andere leveranciers het werk blokkeren, het programma uitloopt of de opdrachtgever later wil beginnen.
Redelijke extra kosten voor aanvullende ritten, personeel, parkeren, verblijf, hotel of gewijzigde planning mogen worden doorberekend voor zover zij rechtstreeks met die omstandigheden samenhangen.
P-U-P beperkt vermijdbare wachttijd en kosten waar dat redelijkerwijs mogelijk is.

16. Materialen van opdrachtgever of derden

Voor transport, handling of opbouw van materiaal van de opdrachtgever of derden verstrekt de opdrachtgever vooraf juiste informatie over aantallen, afmetingen, gewicht, kwetsbaarheid, montage, waarde, bijzondere handling en transportvereisten.
Materiaal moet deugdelijk en transportwaardig zijn verpakt wanneer de aard ervan dat vereist. P-U-P mag ondeugdelijk verpakt of onveilig materiaal weigeren en zichtbare bestaande schade vastleggen.
Aanvullende verpakking of bescherming kan na afstemming als meerwerk worden uitgevoerd.
P-U-P is, voor zover wettelijk toegestaan, niet aansprakelijk voor reeds aanwezige schade, verborgen gebreken of schade die rechtstreeks ontstaat door ondeugdelijke verpakking of onjuiste informatie van de opdrachtgever.

17. Event- en projectlogistiek

Binnen een project kan P-U-P materialen ophalen, vervoeren, lossen, intern transporteren, positioneren, plaatsen, opbouwen, bedrijfsklaar maken, afbouwen, verpakken en retour vervoeren.
P-U-P bepaalt binnen de afgesproken scope de praktische werkvolgorde en inzet, rekening houdend met veiligheid, locatieplanning en het gewenste resultaat.
Werkzaamheden buiten de bevestigde scope, extra stops, gewijzigde adressen, aanvullende handling of herplanning gelden als meerwerk.
Wanneer een opdracht juridisch kwalificeert als een zelfstandige overeenkomst van goederenvervoer, gaan dwingend vervoersrecht en eventueel afzonderlijk schriftelijk overeengekomen vervoersvoorwaarden voor. Deze voorwaarden verklaren AVC of CMR niet automatisch van toepassing.

18. Activaties en white-label uitvoering

P-U-P kan voor een bureau, producent of andere opdrachtgever zichtbaar of op de achtergrond werken. De afgesproken rolverdeling, communicatie en uitstraling worden gevolgd voor zover dat praktisch en veilig uitvoerbaar is.
P-U-P maakt vertrouwelijke klant-, project- en bedrijfsinformatie niet zonder toestemming openbaar, behalve wanneer verstrekking wettelijk verplicht is of nodig is voor de uitvoering.
De opdrachtgever verstrekt tijdig huisregels, draaiboeken, contactlijnen en instructies die voor de activatie noodzakelijk zijn.
Operationele inzet van hosts, promotieteams of ander activatiepersoneel maakt alleen deel uit van de opdracht wanneer dat uitdrukkelijk is bevestigd.

19. Opbouw en afbouw

De opdrachtgever zorgt dat de werkplek op de afgesproken tijd leeg, toegankelijk, veilig en geschikt is voor opbouw en afbouw.
Alleen P-U-P of door P-U-P geautoriseerde personen mogen door P-U-P gebouwde constructies, bekabeling of technische opstellingen wezenlijk wijzigen, tenzij bij overdracht anders is afgesproken.
Wanneer afbouw door programma-uitloop, publiek, locatiebeperkingen of derden later begint, kunnen extra uren en daarmee samenhangende kosten als meerwerk worden berekend.
P-U-P mag werkzaamheden stilleggen als de omstandigheden een veilige uitvoering verhinderen.

20. Technische producties en pop-up podia

De opdrachtgever verstrekt correcte informatie over publieksaantallen, programma, artiesten, techniek, stroom, geluidslimieten, ondergrond, afmetingen, rigging, toegang en weersrisico’s.
P-U-P voert de overeengekomen technische productie uit volgens professionele en veilige werkwijzen en mag de uitvoering aanpassen wanneer veiligheid, wetgeving of locatieomstandigheden dat vereisen.
Bij een aanpassing probeert P-U-P het overeengekomen functionele resultaat redelijkerwijs te behouden. Een wezenlijke wijziging wordt zo snel mogelijk met de opdrachtgever afgestemd.
Capaciteitsaanduidingen zijn richtinggevend en moeten voor ieder project worden getoetst aan locatie, programma, techniek, vergunningen en veiligheidsvoorwaarden.

21. Buitenwerk en weersomstandigheden

Veiligheid is leidend bij buitenwerk. P-U-P mag werkzaamheden, planning of techniek aanpassen, tijdelijk onderbreken, materiaal uitschakelen, opbouw uitstellen, afbouw wijzigen of de uitvoering stopzetten bij onveilige omstandigheden.
Daaronder vallen onder meer harde wind, onweer, regen, wateroverlast, extreme hitte of kou, een onstabiele bodem en andere omstandigheden die gevaar opleveren voor personen, materiaal of constructies.
Slecht weer betekent niet automatisch dat kosteloos kan worden geannuleerd. Partijen onderzoeken waar mogelijk eerst aanpassing, verplaatsing, een alternatief of uitstel.
Kosten en gevolgen worden verdeeld volgens de oorzaak, gemaakte afspraken, reeds verrichte werkzaamheden en dwingend recht.

22. Personeel, werktijden en planning

De overeengekomen personeelsinzet is gebaseerd op de bevestigde planning. Extra uren door programma-uitloop, vertraagde toegang, extra repetities, gewijzigde planning, wachten op derden of een latere afbouw kunnen als meerwerk worden berekend.
P-U-P houdt rekening met wettelijke rij-, werk- en rusttijden. Wanneer een wijziging daarmee botst, mag P-U-P de planning of personeelsbezetting aanpassen.
Redelijke kosten voor maaltijden, parkeren, overnachting en verblijf mogen worden doorberekend wanneer de inzet dit noodzakelijk maakt en deze kosten niet al in de prijs zijn inbegrepen.
De opdrachtgever zorgt voor een veilige werkomgeving en noodzakelijke faciliteiten voor ingezette personen.

23. Vergunningen, locatievoorschriften en veiligheid

De opdrachtgever is verantwoordelijk voor vergunningen, toestemmingen, meldingen en locatievoorschriften die bij de organisatie of het gebruik van de locatie horen, tenzij schriftelijk anders is afgesproken.
P-U-P is verantwoordelijk voor een veilige uitvoering van de eigen overeengekomen werkzaamheden en voor het naleven van veiligheidsregels die op die werkzaamheden van toepassing zijn.
De opdrachtgever meldt bijzondere regels, geluidslimieten, vluchtwegen, publieksstromen, brandveiligheid, stroomvoorzieningen en andere relevante veiligheidsinformatie vooraf.
P-U-P mag een instructie weigeren of werk stilleggen wanneer uitvoering onveilig of onrechtmatig zou zijn.

24. Aansprakelijkheid

P-U-P is aansprakelijk voor directe schade die het rechtstreekse gevolg is van een aan P-U-P toerekenbare tekortkoming. De opdrachtgever stelt P-U-P zo snel mogelijk in staat de oorzaak te onderzoeken en schade te beperken.
Tegenover zakelijke opdrachtgevers is aansprakelijkheid voor indirecte schade, waaronder gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen en reputatieschade, uitgesloten voor zover de wet dat toestaat.
De aansprakelijkheid van P-U-P is zoveel mogelijk beperkt tot het bedrag dat voor het betreffende schadegeval onder de toepasselijke aansprakelijkheidsverzekering wordt uitgekeerd, vermeerderd met het eigen risico. Als geen verzekeringsuitkering plaatsvindt, geldt alleen een aanvullende beperking wanneer die in de offerte of opdrachtbevestiging uitdrukkelijk is overeengekomen.
Beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van de bedrijfsleiding van P-U-P en niet voor aansprakelijkheid die wettelijk niet kan worden uitgesloten of beperkt.
Voor consumenten blijven alle dwingendrechtelijke rechten en schadevergoedingsregels gelden.

25. Overmacht

Een partij is niet aansprakelijk voor een tekortkoming die haar niet kan worden toegerekend. Partijen informeren elkaar zo snel mogelijk en beperken de gevolgen waar dat redelijk is.
Onder overmacht kunnen afhankelijk van de omstandigheden vallen: overheidsmaatregelen, ernstige verkeersbelemmeringen, uitval van essentiële infrastructuur, brand, staking, epidemie, extreme weersomstandigheden en onvoorziene uitval van cruciale derden of personen.
P-U-P mag de uitvoering opschorten, aanpassen of een redelijk alternatief aanbieden. Duurt de overmacht zo lang dat uitvoering niet zinvol meer is, dan mogen partijen het nog niet uitgevoerde deel beëindigen.
Reeds uitgevoerde werkzaamheden en redelijk gemaakte, niet-terugvorderbare kosten blijven verschuldigd voor zover de wet dat toestaat.

26. Vertrouwelijkheid

Partijen behandelen informatie als vertrouwelijk wanneer die als zodanig is aangeduid of wanneer uit de aard ervan redelijkerwijs volgt dat zij vertrouwelijk is.
Vertrouwelijke informatie wordt alleen gedeeld met personen en partijen die deze voor de uitvoering nodig hebben of wanneer de wet tot verstrekking verplicht.
Bij white-label uitvoering maakt P-U-P zonder toestemming geen vertrouwelijke relatie-, campagne- of projectinformatie openbaar.
Algemene kennis, ervaring en werkwijzen die geen vertrouwelijke informatie bevatten blijven vrij bruikbaar.

27. Intellectuele eigendom

Intellectuele eigendomsrechten op door een partij aangeleverde ontwerpen, draaiboeken, media, merken en andere materialen blijven bij die partij of haar licentiegever.
De opdrachtgever garandeert dat P-U-P aangeleverde materialen voor de opdracht mag gebruiken en vrijwaart P-U-P tegen aanspraken van derden die voortkomen uit onbevoegd aangeleverd gebruik, voor zover wettelijk toegestaan.
Door P-U-P ontwikkelde technische uitwerkingen, tekeningen, calculaties en werkwijzen mogen alleen voor de overeengekomen opdracht worden gebruikt, tenzij schriftelijk anders is afgesproken.
P-U-P publiceert herkenbare projectinformatie of beeldmateriaal alleen met passende toestemming.

28. Klachten

De opdrachtgever meldt een klacht zo snel als redelijk mogelijk nadat het probleem is ontdekt, met voldoende informatie om onderzoek en herstel mogelijk te maken.
Een klacht tijdens de uitvoering wordt waar mogelijk direct gemeld, zodat P-U-P een redelijke kans krijgt het probleem te verhelpen of schade te beperken.
Een late melding vervalt niet automatisch, maar kan gevolgen hebben wanneer P-U-P daardoor aantoonbaar in haar onderzoek of herstelmogelijkheden is benadeeld.
Een klacht schort de betalingsverplichting alleen op voor zover de wet of een schriftelijke afspraak dat toestaat.

29. Persoonsgegevens en legitimatie

P-U-P verwerkt persoonsgegevens alleen voor gerechtvaardigde bedrijfsdoeleinden, de uitvoering van overeenkomsten, veiligheid, administratie en wettelijke verplichtingen, overeenkomstig de toepasselijke privacywetgeving.
P-U-P mag bij verhuur vragen een geldig origineel identiteitsbewijs te tonen wanneer dat redelijk is voor identiteitscontrole of risicobeheersing.
Er wordt niet standaard een kopie van een identiteitsbewijs gemaakt. Alleen wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag en noodzaak bestaat, worden strikt noodzakelijke gegevens vastgelegd en passend beveiligd.
De opdrachtgever verstrekt alleen persoonsgegevens van contactpersonen en medewerkers die voor de opdracht noodzakelijk zijn en informeert hen waar dat vereist is.

30. Toepasselijk recht en geschillen

Op de overeenkomst en deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing.
Partijen proberen een geschil eerst in overleg op te lossen.
Een geschil wordt voorgelegd aan de volgens de wet bevoegde Nederlandse rechter. Tegenover consumenten wordt geen afbreuk gedaan aan dwingendrechtelijke regels over bevoegde rechter en rechtsbescherming.

31. Beschikbaarstelling en versie

P-U-P stelt deze voorwaarden voor of bij het sluiten van de overeenkomst beschikbaar op een manier waarop de opdrachtgever ze kan lezen, downloaden en bewaren.
De versie die bij de offerte of opdrachtbevestiging is verstrekt, geldt voor die overeenkomst. Latere wijzigingen gelden niet met terugwerkende kracht, tenzij de wet of een uitdrukkelijke afspraak dat vereist.
Deze versie heet “Pop-Up-Podium-voorwaarden-versie-oktober-2026”.

Pop-Up-Podium.nl – voorwaarden, versie oktober 2026.